|
أمين السرّ:
الأستاذ منير حمزه.
1.
وضع جدول أعمال جلسات المجلسين بموافقة رئيس المجلس، وتوجيه الدعوة
لعقد جلسات المجلسين، مرفقة بجدول الأعمال، وفقاً للمواعيد المحددة. يمكن توجيه
الدعوة إلى أحد الأعضاء، بناءً على موافقته الخطّية المسبقة، بواسطة الفاكس أو
البريد الإلكتروني، أو الهاتف أو أي وسيلة من وسائل الاتصال الأخرى على أن تبلغ
الدعوة إلى أعضاء المجلس قبل أسبوع وأعضاء مجلس الإدارة قبل ثلاثة أيام من موعد
الجلسة.
2.
إذا استجدت أمور طارئة في الفترة الواقعة بين تاريخ الدعوة وموعد
الجلسة وكان موضوعها مهماً ومستوجباً بحثاً عاجلاً تضاف إلى جدول الأعمال بطلب
من الرئيس وتوزع الوثائق العائدة إليها، إن وجدت، بملحق قبل موعد الجلسة بأربع
وعشرين ساعة على الأقل وإن تعذر ذلك فعند ابتداء الجلسة.
3.
ضبط محاضر جلسات المجلسين وفقاً للأصول وحفظها لدى أمانة السر.
4.
توقيع المحاضر وخلاصاتها مع رئيس المجلس.
5.
تبليغ مقررات المجلسين إلى الجهات المعينة دون إبطاء.
6.
إعلان مقررات المجلسين أمام وسائل الإعلام عند الاقتضاء وذلك بإشراف
وتوجيهات رئيسه.
7.
تولّي
مهام المقرر الخاص باجتماعات اللجان المشتركة وفق المادة 27 من هذا النظام.
8.
تولي المهام المنوطة بأمانة السر في هذا النظام غير الواردة في هذه
الفقرة.
من الأعمال والنشاطات:
تولَّت أمانة السر أعمالها المحددة في
النظام الداخلي وتابعت بشكل خاص موضوع التحضير للإجتماعات والدعوات ومتابعة
مقررات المجلس وتسلم محاضر جلسات اللجان ومراسلاتها، واستعانت بموظفين مؤقتين
لاستقبال طلبات الترشيح لوظائف المجلس المذهبي ومشيخة العقل ولتنظيم الملفات
وحركة الصادر والوارد وتحضير القرارات المطلوبة وطباعتها، وتحويل اللوائح
بأسماء المرشحين والطلبات والمستندات إلى اللجنة الإدارية لدراستها والتنسيق
معها لإعلان ما يتوجب إعلانه لاحقاً من برنامج المباريات ومواعيدها ونتائجها،
وما يصدر بصدد ذلك من مقررات، كما تتابع أمانة السر موضوع إنشاء موقع إلكتروني
للمجلس ولمشيخة العقل بإشراف سماحة شيخ العقل. وهي تسعى لتأمين التجهيزات
المكتبية المتطورة لتمكينها من إنجاز الأعمال المطلوبة كما يلزم.
|
